Beragam pilihan sangat luas dalam hal memilih mesin fotokopi untuk kantor Anda. Sebagai permulaan, ada banyak sekali mesin fotokopi aktual di pasaran yang dapat dipilih, yang semuanya memiliki kecepatan, fungsi, dan harga yang berbeda. Lalu ada cara Anda membelinya; baik membelinya langsung, menyewakan, atau menyewakan.
Dan terakhir, Anda perlu mempertimbangkan pemeliharaan dan pengaturan layanan untuk mengatasi cegukan yang tak terhindarkan yang akan terjadi selama masa operasionalnya. Panduan ini bertujuan untuk membahas beberapa opsi ini dan membantu Anda membuat keputusan yang tepat saat memilih mesin fotokopi.
Persyaratan mesin fotokopi Anda
Menilai kebutuhan Anda adalah kunci untuk memilih mesin fotokopi yang tepat, karena volume dan jenis fotokopi yang perlu Anda buat pada akhirnya akan menentukan mesin yang paling cocok untuk kantor Anda.
Memikirkan tentang poin-poin berikut akan membantu memulai proses itu: Berapa banyak salinan yang perlu Anda buat setiap bulan? Apakah Anda membutuhkan salinan berwarna dan hitam putih?
Berapa ukuran salinan yang perlu Anda buat dan pada jenis kertas apa Anda menginginkannya?
Apakah Anda memerlukan fungsi tambahan seperti pengeditan gambar atau pencetakan dua sisi? Apakah Anda berharap mesin fotokopi Anda juga berfungsi sebagai pemindai atau mesin faks?
Mesin fotokopi desktop
Istilah ini bisa menyesatkan, karena meskipun mesin fotokopi desktop lebih kecil daripada mesin fotokopi berdiri di lantai, mereka biasanya akan menggunakan bagian terbaik dari meja rata-rata. Untuk usaha kecil hingga menengah dengan jumlah pengguna terbatas, ini bisa menjadi opsi yang sangat masuk akal.
Meskipun kapasitas baki, kecepatan cetak dan pilihan penyortiran seringkali lebih terbatas daripada mesin fotokopi yang berdiri di lantai, di ujung atas pasar mesin fotokopi desktop menawarkan fitur pengeditan gambar yang sama banyaknya dengan mesin fotokopi yang lebih besar.
Mesin fotokopi berdiri di lantai
Sebagian besar kantor menengah hingga besar atau mereka yang memiliki permintaan tinggi untuk layanan cetak akan menemukan bahwa mesin fotokopi floor-standing paling sesuai dengan kebutuhan mereka.
Seperti namanya, ini adalah mesin yang lebih besar dan berdiri sendiri yang, karena ukurannya, umumnya memiliki kapasitas baki yang jauh lebih besar dan dapat mencetak pada format kertas yang lebih besar.
Mesin fotokopi floor-standing biasanya memiliki kecepatan cetak 20-105CPM dan volume cetak maksimum 1.000.000 eksemplar per bulan. Di ujung tertinggi pasar terdapat hub pencetakan raksasa yang mampu mencapai 110CPM +, tetapi umumnya ini digunakan oleh perusahaan percetakan profesional daripada di kantor di mana pencetakan dan penyalinan bukanlah tugas pertama dan terpenting saat itu. Kebanyakan mesin fotokopi juga dilengkapi ADF (Pengumpan Dokumen Otomatis).
Ini berarti jual mesin fotocopy dapat membuat banyak salinan dari beberapa dokumen asli yang berbeda, jadi tidak perlu benar-benar berdiri di samping mesin fotokopi dan mengganti dokumen yang sedang dipindai.
Mesin fotokopi floor-standing juga sering disebut sebagai MFD atau perangkat multifungsi. Ini karena mereka juga menyertakan pemindai, mesin faks, atau printer (atau semua hal di atas).
Seringkali fitur ini disertai dengan perangkat lunak OCR (optical character recognition), yang dapat mengenali teks dan mengubah dokumen kertas menjadi format elektronik untuk diedit. Jelas, semakin banyak fitur yang Anda inginkan di mesin Anda, semakin banyak yang harus Anda bayar (lihat Penetapan Harga).
Mereka juga dapat menawarkan sejumlah opsi penyortiran cetak yang tidak tersedia dengan model yang lebih kecil, termasuk pelubang kertas, penjepitan, pembuatan buklet, laminasi dan penjilidan sisir.
Iuspermi 